Termine verwalten

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Termine für Ihre Kurse erstellen und verwalten. Termine ermöglichen es Teilnehmern, sich für bestimmte Schulungstage oder Webinar-Sitzungen anzumelden.

Voraussetzungen

Bevor Sie Termine erstellen können, stellen Sie sicher, dass:

• Kurs vorhanden: Sie haben bereits einen Kurs erstellt

• Kurstyp: Termine sind besonders für Webinare und Live-Schulungen relevant

• Navigation: Öffnen Sie Ihren Kurs und wählen Sie in der Seitenleiste Termine

Übersicht der Termine-Seite

Nach dem Öffnen der Termine-Seite sehen Sie eine Übersicht aller geplanten Termine für Ihren Kurs. Falls noch keine Termine vorhanden sind, wird Ihnen eine Einladung angezeigt, Ihren ersten Termin zu erstellen.

Die Termine-Seite zeigt an, wenn noch keine Termine erstellt wurden

Elemente der Termine-Übersicht

Element	Beschreibung
Termin erstellen	Button oben rechts zum Anlegen eines neuen Termins
Kommende Termine	Liste aller zukünftigen Termine mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmeranzahl
Vergangene Termine	Liste der bereits stattgefundenen Termine

Neuen Termin erstellen

Schritt 1: Dialog öffnen

Klicken Sie auf den Button „Termin erstellen" oben rechts auf der Termine-Seite. Es öffnet sich ein umfangreicher Dialog zur Eingabe aller Termindetails.

Schritt 2: Grundinformationen eingeben

Im ersten Abschnitt des Dialogs geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrem Termin ein:

Dialog zum Erstellen eines neuen Termins mit Grundinformationen und Zeitplan

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Titel	Ein aussagekräftiger Name für den Termin (max. 200 Zeichen). Wird den Teilnehmern bei der Terminauswahl angezeigt.	Ja
Beschreibung	Optionale Beschreibung mit weiteren Details zum Termin (max. 2000 Zeichen). Hilft Teilnehmern bei der Auswahl des passenden Termins.	Nein

Tipps für gute Termintitel

• Verwenden Sie beschreibende Namen wie „Grundlagen & Praxis" oder „Aufbaukurs Tag 1"

• Bei mehreren ähnlichen Terminen: Unterscheiden Sie durch Datum oder Schwerpunkt

• Halten Sie den Titel kurz und prägnant

Schritt 3: Zeitplan festlegen

Im Bereich Zeitplan definieren Sie, wann der Termin stattfindet:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Datum	Der Tag, an dem der Termin stattfindet	Ja
Startzeit	Beginn des Termins (Uhrzeit)	Ja
Endzeit	Ende des Termins (Uhrzeit)	Ja
Anmeldefrist	Optional: Bis wann können sich Teilnehmer für diesen Termin anmelden? Nach diesem Zeitpunkt sind keine weiteren Anmeldungen möglich.	Nein

Tipp zur Anmeldefrist: Setzen Sie die Anmeldefrist einige Tage vor dem Termin, damit Sie Zeit haben, die Teilnehmerliste zu prüfen und ggf. Materialien vorzubereiten.

Schritt 4: Teilnehmer & Anwesenheit konfigurieren

Im zweiten Teil des Dialogs legen Sie die Kapazitäts- und Anwesenheitsanforderungen fest:

Einstellungen für Teilnehmerkapazität, Anwesenheitskontrolle und verknüpfte Prüfungen

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Maximale Teilnehmerzahl	Wie viele Teilnehmer können sich maximal anmelden? Leer oder 0 bedeutet unbegrenzt.	Nein
Mindestanwesenheit (%)	Wie viel Prozent der Terminzeit muss ein Teilnehmer anwesend sein, um das Zertifikat zu erhalten?	Nein

Anwesenheitskontrolle

Wählen Sie, wie die Anwesenheit der Teilnehmer überprüft werden soll:

Option	Beschreibung
Keine Kontrolle	Teilnehmer müssen ihre Anwesenheit nicht verifizieren. Geeignet für offene Veranstaltungen oder wenn Vertrauen besteht.
Gesichtserkennung	Teilnehmer werden per Gesichtserkennung verifiziert. Dies gewährleistet, dass die angemeldete Person tatsächlich teilnimmt – wichtig für zertifizierte Schulungen.

Hinweis: Die hier gewählte Einstellung überschreibt die standardmäßige Kurseinstellung für diesen spezifischen Termin.

Schritt 5: Prüfungen verknüpfen (optional)

Sie können eine oder mehrere Prüfungen mit dem Termin verknüpfen. Verknüpfte Prüfungen können von Teilnehmern während oder nach dem Termin abgelegt werden.

• Wählen Sie die gewünschten Prüfungen aus dem Dropdown-Menü

• Entfernen Sie Prüfungen durch Klick auf das ✕ neben dem Namen

Voraussetzung: Die Prüfungen müssen bereits im Bereich Prüfungen Ihres Kurses angelegt worden sein, bevor Sie sie hier verknüpfen können.

Schritt 6: Termin speichern

Klicken Sie auf „Termin erstellen" oben rechts im Dialog, um den Termin anzulegen. Der neue Termin erscheint nun in Ihrer Terminübersicht.

Erstellte Termine verwalten

Nach dem Erstellen werden Ihre Termine in der Übersicht angezeigt:

Übersicht mit einem erstellten Termin inkl. Datum, Uhrzeit und Teilnehmeranzahl

Informationen auf der Terminkarte

Jeder Termin wird als Karte dargestellt mit folgenden Informationen:

Element	Beschreibung
Datum & Uhrzeit	Wann findet der Termin statt? (z.B. „Sa., 28. Feb. 15:00 – 16:00")
Titel	Der Name des Termins
Teilnehmer	Aktuelle Anmeldungen / maximale Kapazität (z.B. „0/20")
Anmeldefrist	Bis wann können sich Teilnehmer anmelden? (z.B. „bis 14. Feb.")

Aktionen für jeden Termin

Button	Funktion
Teilnehmer	Öffnet die Teilnehmerliste zur Verwaltung der angemeldeten Personen
Bearbeiten (Stift-Symbol)	Ermöglicht das Ändern der Termindetails
Beitreten	Startet den virtuellen Raum für das Webinar/die Schulung

Teilnehmer verwalten

Die Teilnehmerverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Terminverwaltung. Hier können Sie den Status jedes angemeldeten Teilnehmers einsehen und verwalten.

Teilnehmerliste öffnen

Klicken Sie auf „Teilnehmer" auf der Terminkarte, um zur Teilnehmerliste zu gelangen.

Die Teilnehmerliste zeigt alle für den Termin angemeldeten Personen

Übersicht der Teilnehmerliste

Die Seite zeigt Ihnen:

• Header mit Termininfo: Termintitel, Datum, Uhrzeit und Teilnehmeranzahl

• Suchfeld: Suchen Sie nach bestimmten Teilnehmern

• Teilnehmerliste: Liste aller angemeldeten Personen mit Name und E-Mail-Adresse

Teilnehmerdetails anzeigen

Klicken Sie auf einen Teilnehmer in der Liste, um dessen Details anzuzeigen:

Detailansicht eines Teilnehmers mit Status zu Anwesenheit, Zertifikat, Zahlung und Prüfung

Statusübersicht pro Teilnehmer

Für jeden Teilnehmer werden vier wichtige Statusbereiche angezeigt:

Bereich	Beschreibung	Mögliche Status
Anwesenheit	Gesamtdauer der Anwesenheit im Termin	Zeitanzeige (z.B. „00:00")
Zertifikat	Status der Zertifikatsausstellung	Ausstehend, Ausgestellt
Zahlung	Status der Zahlung für den Kurs	Ausstehend, Bezahlt
Prüfung	Status der verknüpften Prüfungen	Nicht eingereicht, Eingereicht, Bestanden, Nicht bestanden

Verfügbare Aktionen

Je nach Teilnehmerstatus stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Beschreibung	Wann verfügbar?
Zahlung freigeben	Markiert die Zahlung als erhalten – nützlich bei manueller Zahlungsabwicklung oder Kulanzfällen	Wenn Zahlung ausstehend
Zertifikat ausstellen	Stellt das Teilnahmezertifikat manuell aus	Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind

Nach Zahlungsfreigabe

Sobald Sie die Zahlung für einen Teilnehmer freigegeben haben, ändert sich der Status:

Nach der Zahlungsfreigabe zeigt der Status „Bezahlt" und der Button verschwindet

Termine bearbeiten

Um einen bestehenden Termin zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stift-Symbol auf der Terminkarte. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Erstellen, jedoch mit den bereits eingetragenen Daten.

Was kann bearbeitet werden?

• Titel und Beschreibung

• Datum, Start- und Endzeit

• Anmeldefrist

• Maximale Teilnehmerzahl

• Mindestanwesenheit

• Anwesenheitskontrolle

• Verknüpfte Prüfungen

Achtung: Änderungen an Datum oder Uhrzeit sollten rechtzeitig kommuniziert werden, wenn bereits Teilnehmer angemeldet sind.

Best Practices

Für erfolgreiche Termine

1. Aussagekräftige Titel wählen: Teilnehmer sollten sofort verstehen, worum es geht

2. Realistische Kapazitäten setzen: Berücksichtigen Sie Ihre Möglichkeiten zur Betreuung

3. Anmeldefristen nutzen: Geben Sie sich Zeit zur Vorbereitung

4. Mindestanwesenheit definieren: Besonders wichtig bei zertifizierten Schulungen

Für die Teilnehmerverwaltung

1. Regelmäßig prüfen: Schauen Sie vor dem Termin, wer angemeldet ist

2. Kommunikation: Informieren Sie Teilnehmer bei Änderungen

3. Nach dem Termin: Prüfen Sie Anwesenheit und stellen Sie Zertifikate aus

Häufige Fragen

Kann ich einen Termin löschen?

Ja, Termine können gelöscht werden. Beachten Sie jedoch, dass bereits angemeldete Teilnehmer darüber informiert werden sollten.

Was passiert, wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist?

Sobald die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, können sich keine weiteren Teilnehmer für diesen Termin anmelden. Sie sehen einen entsprechenden Hinweis.

Kann ich die Anwesenheitskontrolle nachträglich ändern?

Ja, Sie können die Einstellung zur Anwesenheitskontrolle auch nach Erstellung des Termins ändern. Die neue Einstellung gilt dann für alle zukünftigen Anwesenheitserfassungen.

Wie funktioniert die Gesichtserkennung?

Bei aktivierter Gesichtserkennung müssen Teilnehmer sich über ihre Webcam identifizieren. Das System vergleicht das Bild mit dem hinterlegten Identifikationsfoto des Teilnehmers.

Kann ich mehrere Prüfungen mit einem Termin verknüpfen?

Ja, Sie können beliebig viele der im Kurs angelegten Prüfungen mit einem Termin verknüpfen.